Vì bọn mình hay nhận được những tin nhắn như thế này:
“Alo. Có ad ở đó k ạ. Cho e hỏi chút ạ”
“E vừa thi dh xong . có một số thắc mắc về nghề này ? E có thể nhờ ad tư vấn 1 chút không. 🙂 ”
“Chị ơi cho em hỏi với”
Nên mình viết bài này để các bạn ít nhiều nắm được cách giao tiếp qua Email và Message hiệu quả hơn. Đây là kỹ năng mềm mà bạn nên biết.
Một thông điệp đúng
Bạn đừng đánh đố người đọc email, và đừng bắt họ phải trao đổi email qua lại mới biết bạn cần gì.
Ta không gây khó khăn cho người sẽ giúp ta phải không nào!!
Nếu bạn viết tin nhắn cho một người bạn thân thì bạn viết thế nào cũng được, bởi có thể là bạn chưa cần nói họ đã hiểu.
Ví dụ tên A bảo “ê, có ở đấy không?” thì mình sẽ hiểu là à, nó gọi mình đi uống cafe.
Ví dụ tên B bảo “có ở đây không, nhờ tí?” thì mình sẽ nhảy vào xem nó cần gì mà mình giúp được.
Nhưng khi bạn gửi tin nhắn cho một người mà bạn chưa từng gặp, để hỏi ý kiến của họ, sự giúp đỡ của họ thì sẽ khác, khác rất rất nhiều.
Thông điệp của bạn phải đầy đủ, có đầu, có cuối, có nội dung cụ thể rõ ràng để người ta hiểu bạn là ai, bạn đang cần gì, và họ có thể giúp được không.
Đừng bắt họ phải ngồi chat với bạn mới hiểu được là bạn cần gì. Email qua lại, tin nhắn qua lại làm mất thời gian và phiền phức hơn bạn tưởng nhiều.
Họ không sẵn sàng để ngồi chat với bạn, trừ khi họ đang buồn chán và chẳng biết làm gì khác.
Mẫu tin nhắn đơn giản
Trong một tin nhắn/email bạn hãy cung cấp đầy đủ thông tin để người ta đọc xong là sẽ có câu trả lời cho bạn luôn.
Thay vì “Alo. Có ad ở đó k ạ. Cho e hỏi chút ạ” thì bạn có thể tham khảo mẫu tin nhắn đơn giản này nhé:
Chào anh/chi,
Em là …
Hiện tại, em đang có vấn đề là/ em đang muốn tìm hiểu thêm về ….
Nếu anh chị biết, hoặc biết ai đó biết, thì cho em xin lời khuyên/thông tin hoặc cho em xin email (thông tin liên lạc) của người đó (nếu không phiền).
Rất mong nhận được thư hồi âm của anh/chi.
Em xin cảm ơn,
(tên của bạn)
Ah, em xin lỗi đã làm phiền. Nếu câu hỏi của em không liên quan thì anh chị không cần tốn thời gian trả lời đâu ạ.
Đó là cách bạn tôn trọng người sẽ đọc email/tin nhắn của bạn. Tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đó.
Nếu họ biết, họ sẽ trả lời.
Nếu họ không biết, có thể họ vẫn sẽ trả lời.
Nhưng quan trong nhất là bạn đã tạo được mối quan hệ ít nhiều với họ.
Bổ sung
Sau khi viết bài, mình có nhận được góp ý thêm như sau.
– Tiêu đề, tiêu đề của email cần rõ ràng, lột tả được nội dung của email. Khi nội dung cuộc đối thoại thay đổi thì tiêu đề cũng phải được thay đổi theo để ta dễ quản lý và tìm kiếm thông tin.
– Nội dung, “ngắn gọn, tập trung vào nội dung chính vẫn là tiêu chí hàng đầu.”
Ngoài ra thì sẽ còn những khía cạnh khác như là: cách dùng email (check mail, quản lý email, trả lời email) giao việc qua email, giải quyết vấn đề bằng email. Vì nằm ngoài phạm trù của bài viết này nên mình xin không đề cập đến ạ.
Tạm kết
Mình không phải là chuyên gia truyền thông hay gì đó tương tự nhưng đây là vấn đề mình đã trải qua và giờ lại bị mắc phải, dưới một khía cạnh khác.
Mình đánh bạo viết bài với hi vọng rằng, bạn sẽ tìm được một số thông tin hữu ích.
Chúc bạn thành công trên con đường mà bạn đã chọn nhé!
Ý kiến của bạn